Ko podjetja primerjajo rešitve za elektronsko podpisovanje, pogosto najprej pogledajo ceno posameznega podpisa. Toda ta podatek razkrije le majhen del dejanskih stroškov. Pomembnejše vprašanje je: koliko bo podjetje stalo, da bo lahko tudi čez več let zanesljivo dokazalo, kdo je dokument podpisal, kaj je podpisal in ali je dokument ostal nespremenjen?
Uredba eIDAS določa, da elektronskemu podpisu ni mogoče odreči pravnega učinka ali dopustnosti kot dokaza zgolj zato, ker je v elektronski obliki. To pa še ne pomeni, da imajo vsi elektronsko podpisani dokumenti enak pravni učinek kot lastnoročno podpisani papirnati dokumenti.
Popolna izenačitev z lastnoročnim podpisom po eIDAS in ZEISZ velja le za kvalificirani elektronski podpis. Enostavni in napredni elektronski podpis imata drugačen, manj enoznačen dokazni status.
Prehod z analognega na digitalno poslovanje zato podjetja postavlja pred pomembno odločitev: kako zagotoviti pravno veljavno obravnavo elektronskih dokumentov brez nepotrebnega administrativnega in finančnega bremena?
Cena podpisa še ni celoten strošek
Namen naprednih in kvalificiranih elektronskih podpisov je zagotoviti zanesljivo identifikacijo podpisnika ter potrditi izvirnost in celovitost elektronsko podpisanih dokumentov.
Znotraj naprednih podpisov je treba ločiti tiste, ki temeljijo na kvalificiranem potrdilu, od preostalih. Pri prvih je podpisnika identificiral kvalificirani ponudnik storitev zaupanja, zato je raven identifikacije enaka kot pri kvalificiranem podpisu; loči ju le zahteva po kvalificirani napravi za ustvarjanje podpisa. Prav zato je preskok na kvalificirani podpis na tej točki stroškovno majhen, pravno pa prinese izenačitev z lastnoročnim podpisom. Pri naprednih podpisih brez kvalificiranega potrdila pa je identifikacija lahko zgolj potrditev elektronskega naslova, dokazna vrednost pa je odvisna od hrambe revizijskih sledi.
Enostavni elektronski podpis, kamor sodijo skeniran lastnoročni podpis, podpis s prstom ali pisalom na zaslonu ter različne oblike »click-to-sign« brez verifikacije identitete podpisnika, teh funkcij nima.
Pri presoji ekonomičnosti e-podpisovanja je pomembna razlika med podpisovanjem e-dokumenta ob fizični prisotnosti podpisnika na točki podpisovanja in e-podpisovanjem na daljavo (prek spleta).
Ko je podpisnik fizično prisoten
Kadar je stranka fizično prisotna, se je smiselno vprašati, kakšno dodano vrednost ima elektronski podpis. Skladno z novelo ZUP-I (2025), ki velja za upravne postopke, e-podpis nima več dodane vrednosti, če uradnik zanesljivo potrdi identiteto stranke (npr. z vpogledom v osebni dokument), volja stranke pa je jasno razvidna iz njenih dejanj (npr. vložitev vloge). Naknadno podpisovanje na tablico v takem primeru pomeni dodatno administrativno breme ter nepotrebne stroške opreme in storitev.
Podobno logiko bi lahko zasledovali tudi pri zasebnopravnih postopkih, na primer pri podaljšanju avtomobilskega zavarovanja in registracije na okencu. Referent stranko identificira, stranka izbere storitev in jo plača s kartico. Identiteta stranke in njena volja sta že ugotovljeni, kartično plačilo pa ju dodatno potrdi.
Ko podpisovanje poteka na daljavo
Pri poslovanju prek spleta ni osebnega stika in neposredne preveritve dokumentov. E-podpis ima zato ključen pomen pri verifikaciji identitete in dokumentiranju volje stranke.
Na daljavo je najprimernejši in dolgoročno najbolj ekonomičen kvalificirani elektronski podpis, pri katerem se podpisnik identificira s sredstvom eID visoke ravni zanesljivosti. Tak podpis je pravno enakovreden lastnoročnemu. Pri elektronskih podpisih brez kvalificiranega potrdila je treba za ohranjanje dokazne vrednosti hraniti dodatna dokazila in obsežne revizijske sledi, kar povečuje stroške in kompleksnost.
Izbiro ustreznega e-podpisa je zato treba utemeljiti z oceno tveganj ter jo presoditi z vodstvenega, pravnega in uporabniškega vidika.
Kje torej nastajajo skriti stroški?
Pri izračunu dejanskih stroškov enostavnega podpisa ne smemo upoštevati samo cene podpisovanja. Upoštevati je treba tudi:
- stroške podpisne rešitve, namenske strojne in programske opreme ter vzdrževanja;
- hrambo revizijskih sledi in podpornih dokazil, kot so dnevniki, potrdila o dostavi, korespondenca in potek sklepanja posla;
- ureditev dostopa do revizijskih sledi pri zunanjih ponudnikih, tudi ob zamenjavi izvajalca ali prenehanju ponudnika;
- stroške dokazovanja v sporu, izvedenskih mnenj in odvetniških storitev;
- sodelovanje oseb, ki so bile vključene v podpisovanje;
- morebitno škodo za ugled podjetja.
Najboljšo uporabniško izkušnjo in največjo stroškovno učinkovitost zato prinaša uporaba storitve kvalificiranega e-podpisa na daljavo, ki temelji na identifikaciji podpisnika z visoko ravnjo zanesljivosti in večfaktorski avtentikaciji podpisnika ter izdaji kvalificiranega potrdila za e-podpis za enkratno uporabo.
Podpisnik lahko vse navedene postopke izvede prek svojega pametnega telefona. Kakovost, varnost in zanesljivost te podpisne storitve pa je zajamčena s celovito EU regulativo in pristojnim inšpekcijskim nadzorom. Za enostavni e-podpis pa ne velja nobeno od navedenih jamstev.
Preprečite stroške, preden nastanejo
S storitvami in rešitvami Rekono lahko uvedete kvalificirano podpisovanje v nekaj minutah. Oddaljeno podpisujete s pomočjo računalnika ali telefona, brez namenske strojne ali programske opreme.
Za podjetja z večjim obsegom podpisovanja pripravimo rešitev po meri – pišite nam na prodaja@rekono.si.
Podrobnejšo analizo ekonomičnosti e-podpisov najdete tukaj.